Privacyverklaring KVK Avelgem

Algemeen

KVK Avelgem vzw hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. KVK Avelgem  vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR).

Dit brengt met zich mee dat wij:

• je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;

• verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

• vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;

• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;

• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

• op de hoogte zijn van je rechten als betrokken persoon omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen respecteren.

 Als KVK Avelgem vzw zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

KVK Avelgem vzw

Zetel: Doorniksesteenweg 226  8580  Avelgem

Emailadres: [email protected]

1.1 Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Je persoonsgegevens worden door KVK Avelgem vzw verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :

- Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van KVK Avelgem vzw (uitvoering overeenkomst)

- Het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen. (gerechtvaardigd belang)

- Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting)

- Het berekenen van de vergoedingen. (wettelijke verplichting)

- Het verwerken van financiële gegevens in de boekhouding. (wettelijke verplichting)

1.2 Welke gegevens verwerken we?

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de volgende doelstellingen :

• Identificatiegegevens : naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail

• Identiteitsgegevens uitgegeven door overheid : identiteitskaartnummer

• Rijksregisternummer

• Persoonlijke kenmerken : geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit

• Medische gegevens indien nodig.

 
1.3 Wie verwerkt de gegevens?

De gegevens worden verwerkt door volgende externe organisaties

- KBVB en Voetbal Vlaanderen

- Gerechtigd Correspondent – ATVJO -  TVJO – TCO’s van de club KVK Avelgem vzw

- Sportdienst Gemeente Avelgem

- Loonsecretariaat Group S

1.4 Verstrekking aan derden

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

 Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:

• het verzorgen van de internet omgeving (webhosting) : www.kvkavelgem.be via voetbalassist.nl

• het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, …); interne communicatie en communicatie club – leden via het socceronline - platform

• Berekening van vergoedingen

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan verwerkers (andere partijen) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan ten allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan. Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

1.5 Minderjarigen

Wij verwerken persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar, behalve er een uitdrukkelijke schriftelijke weigering is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

1.6 Gebruik van beeldmateriaal

Vooraleer we een bewust een foto maken of videomateriaal opnemen van iemand, moeten wij uw toestemming vragen (of aan de ouders van kinderen jonger dan 18 jaar). Dit geldt eveneens als we nadien deze foto’s willen publiceren op het internet of in een krant(je), dan moet er nogmaals de toestemming gevraagd worden.

Wanneer bepaalde personen toevallig op een foto of video staan, genomen op een publieke plaats (bv. tijdens een publiekelijk toegankelijke voetbalwedstrijd) gaat men er in principe van uit dat een toestemming voor het verdere gebruik van die foto of video niet vereist is. Wanneer afbeeldingen van een menigte worden genomen, is er in principe ook geen toelating nodig (noch voor het nemen, noch voor het gebruik nadien), omdat ook hier de weergave van de persoon bijkomstig is.

1.7 Bewaartermijn

KVK Avelgem vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. KVK Avelgem vzw verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan nodig.

1.8 Beveiliging van de gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens tebeschermen tegen onrechtmatige verwerking:

Alle personen die namens KVK Avelgem vzw van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.

• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;

• We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;

• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;

• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;

• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

1.9 Je rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht op inzage, kopie, aanpassing of het wissen van de persoonsgegevens die wij ontvangen hebben. Via het hoger vermeld adres kun je hier ons hiervoor contacteren.

Tevens kunt je bezwaar indienen tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan, in de mate van het mogelijke voor de werking van de club ) door ons of door één van onze verwerkers.

Ook heb je het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

1.10 Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.

Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

Drukpersstraat 35

1000 Brussel

https:// www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

1.11 Wijziging privacyverklaring

KVK Avelgem vzw kan de privacyverklaring steeds wijzigen. De laatste wijziging gebeurde op 25 mei 2018.

Versie 1.0